Polityka prywatności
Polityka prywatności ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych, które są gromadzone za pośrednictwem strony internetowej pod adresem femina-amazonka.pl, a także w związku z prowadzoną działalnością i sprzedażą oferowanych przez nas wyrobów medycznych i innych produktów, na które zamówienie można składać drogą telefoniczną, przez e-mail oraz w naszym sklepie stacjonarnym.
Z naszym Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się poprzez email: agata.banaszkiewicz@infusion.pl lub drogą pocztową na adres: Infusion.pl A. Banaszkiewicz, ul. Aleja Wojska Polskiego 27/35, 01-515 Warszawa z dopiskiem RODO.
Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w celu sprzedaż oferowanych produktów i wyrobów medycznych
Zakres gromadzonych danych osobowych o podanie których zostaną Państwo poproszeni może się różnić w zależności od tego, jaka usługa jest realizowana, jakim kanałem sprzedaży realizowany jest zakup, a także dostawa (odbiór) produktów i jakiego rodzaju produkty Państwo nabywają i czy zakup podlega refundacji przez Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ).
Jeżeli składają Państwo zamówienie drogą telefoniczną lub poprzez e-mail możemy gromadzić takie dane, jak nagranie głosu, jak numer telefonu, adres e-mail, imię, nazwisko, adres, dane niezbędne do dostawy towaru, rodzaj i ilość nabywanych produktów. To minimalny zakres danych jaki jest potrzebny do tego, by zamówienie na zakup produktów mogło zostać zrealizowane. Podstawą prawną przetwarzania danych jest podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Na tej samej podstawie prawnej przetwarzane są dane osobowe tych z Państwa, którzy realizują zakup w naszym sklepie internetowym femina-amazonka.pl. Korzystając z zakupów w sklepie internetowym mogą Państwo skorzystać z dodatkowej funkcjonalności i zrealizować zakup w ramach założonego konta. Posiadanie takiego konta jest o tyle wygodne, że mają Państwo dostęp online do historii swoich zamówień, swoich danych osobowych, mogą zarządzać wyrażonymi zgodami na przetwarzanie danych, a ponadto w dowolnym momencie zrezygnować z posiadania takiego konta, jako usługi nieodpłatnej, świadczonej drogą elektroniczną. Posiadanie konta wiąże się z koniecznością ustawienia hasła i podania adresu e-mail, który będzie pełnił rolę Państwa loginu.
Nabywając produkty w naszym sklepie stacjonarnym, podanie danych osobowych nie jest potrzebne, chyba że nabywają Państwo wyroby medyczne w ramach wystawionego zlecenia refundacyjnego, albo zechcą Państwo uzyskać dokument faktury.
Bez względu na sposób realizacji zakupu, jeżeli zechcą Państwo otrzymać fakturę, konieczne będzie także podanie danych w zakresie niezbędnym do jej wystawienia (zakres gromadzonych w tym celu danych też może być różny, w przypadku, jeżeli produkty nabywane są przez firmę konieczne będzie podanie jej pełnej nazwy, formy prawnej, numeru NIP). Podstawą prawną przetwarzania danych na potrzeby wystawienia faktury i przechowywania ich zgodnie z wymogami prawnymi, jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Na tej podstawie będziemy także przetwarzać Państwa dane w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia wysuwanych roszczeń z tytułu rękojmi.
W przypadku, gdy realizują Państwo zlecenie na zakup wyrobu medycznego objętego refundacją NFZ zostaną Państwo poproszeni m.in. o podanie numeru PESEL osoby, dla której takie zlecenie zostało wystawione, numeru zlecenia, a także imienia i nazwiska oraz numeru PESEL osoby, która odbiera refundowane wyroby medyczne. W określonych w przepisach przypadkach możemy także wymagać podania numeru i serii dowodu tożsamości. Przetwarzanie wymienionych danych odbywa się w celu realizacji wymagań prawnych. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych na potrzeby prowadzenia rozliczeń z NFZ i zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej jest art. 9 ust. 2 lit. h RODO oraz obowiązujące przepisy ustawy z dnia 12.05.2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, a także ustawy z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
Jeżeli nabywają Państwo wyroby medyczne (nie tylko w ramach refundacji NFZ) możemy prosić Państwa o podanie danych osobowych, takich jak imię i nazwisko oraz preferowanych danych kontaktowych.
Państwa dane osobowe możemy przetwarzać także w naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), za który uznajemy:
prowadzenie analiz, audytów, raportowanie do wewnętrznych celów biznesowych;
rozpatrywanie reklamacji, skarg;
zapewnienie ochrony mienia, bezpieczeństwa systemów informatycznych przed nadużyciami i bezpieczeństwa osobom przebywającym w naszej siedzibie lub w sklepach stacjonarnych, w tym poprzez utrwalanie Państwa wizerunku w ramach stosowanego systemu monitoringu wizyjnego;
prowadzenie marketingu produktów własnych w tym profilowania, jak również w celach statystycznych i analitycznych administratora (jeżeli działania te będą polegały na przesyłaniu informacji handlowych - wówczas, by móc podjąć takie działania będziemy potrzebowali Państwa zgody - art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną);
prowadzenie badań i oceny jakości świadczonych usług i produktów w celu ciągłego ich doskonalenia;
utrwalanie rozmów telefonicznych do celów dowodowych w związku ze składanymi zamówieniami oraz w celu obsługi procesu skargowego i reklamacyjnego, a także w celu doskonalenia i ciągłego podnoszenia jakości świadczonych usług związanych z obsługą klienta (w tym w ramach prowadzonych w tym celu szkoleń doskonalących proces obsługi klienta);
prowadzenie rejestru identyfikacyjnego (jeżeli nabywają Państwo wyroby medyczne, nie tylko w ramach refundacji NFZ, możemy prosić Państwa o podanie danych, takich jak imię i nazwisko, preferowanych danych kontaktowych na wypadek, gdybyśmy w następstwie powzięcia informacji o incydentach medycznych, takich jak wady urządzeń itp. chcieli z Państwem się skontaktować i przekazać istotne i ważne informacje);
prowadzenie komunikacji z Państwem, w tym informowania o przebiegu realizacji zamówienia, o dostępności produktów, o istotnych zmianach na stronie internetowej;
archiwizację informacji i dokumentów na potrzeby wykazania należytego wykonania obowiązków prawnych, zobowiązań umownych czy właściwego przebiegu określonych procesów, w ramach których gromadziliśmy dane osobowe, w tym ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń.
Korzystanie z funkcjonalności portalu
W zakresie korzystania z funkcjonalności portalu www. femina-amazonka.pl dochodzi do zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Usługa prowadzenia Konta Użytkownika - jeżeli Użytkownik chce korzystać z funkcjonalności Konta, może zostać poproszony o podanie niezbędnym danych osobowych umożliwiających rejestrację i utworzenie konta (imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, login i hasło). Podanie danych, w zakresie niezbędnym do utworzenia konta jest dobrowolne, ale konieczne, by konto takie zostało utworzone. Na tym etapie Użytkownik może także zostać poproszony o zapoznanie się z konkretnymi regulaminami oraz o potwierdzenie faktu zapoznania się z warunkami świadczenia konkretnej usługi i informacjami na temat przetwarzania danych osobowych.
Usługa formularza Zamówienia – jeżeli Użytkownik skorzysta z możliwości zamówienia produktów w Sklepie internetowym wówczas poproszony będzie o podanie konkretnych danych osobowych w zakresie niezbędnym do zrealizowania usługi, takich jak: imię, nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu. W przypadku Zamówień dotyczących Produktów Refundowanych - Użytkownik będzie poproszony dodatkowo o dane wymagane Zamówieniem NFZ, zgodnie z Regulaminem Sklepu. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale jednocześnie jest niezbędne do zrealizowania usługi.
Usługa Newsletter - korzystając z Usługi Newsletter użytkownik zostanie poproszony o podanie swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia tej usługi, tj. adresu e-mail. Podanie adresu e-mail jest niezbędne do tego, by usługa ta mogła być świadczona.
Prowadzenie komunikacji z osobami kontaktującymi się z femina-amazonka.pl.
Jeżeli kierują Państwo do nas korespondencję poprzez czat online, drogą elektroniczną, listem tradycyjnym, poprzez formularze zamieszczone na stronie internetowej możemy przetwarzać Państwa dane osobowe w zakresie obejmującym dane kontaktowe takie jak adres, numer telefonu lub e-mail oraz inne dane przekazane w trakcie wymiany komunikacji. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), za który uznajemy obsługę korespondencji kierowanej do Spółki oraz jej archiwizację na potrzeby ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń. Dane będą przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celu i do momentu terminów przedawnienia roszczeń.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Jeżeli do przetwarzania nie ma zastosowania żadna z wyżej wymienionych przesłanek przetwarzania, Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody - w zakresie i celu jej wyrażenia. Dane będą przetwarzane do momentu realizacji celu lub do momentu wycofania zgody, co mogą Państwo uczynić w dowolnym momencie, np. wysyłając takie żądanie na adres agata.banaszkiewicz#femina-amazonka.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na przetwarzanie zrealizowane na tej podstawie przed jej wycofaniem.
Jak długo przechowujemy dane osobowe
Dane osobowe będziemy przechowywać jedynie tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji celów, w ramach których były gromadzone, w tym przez czas trwania umowy, do momentu wypełnienia obowiązku prawnego lub do momentu realizacji jakiegokolwiek celu realizowanego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu i nie dłużej niż do momentu upływu terminu przedawnienia roszczeń, jakie mogą być dochodzone w ramach i w związku z procesami biznesowymi, w których nastąpiło ich gromadzenie.
Odbiorcy danych
Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być podmioty, które wspierają femina-amazonka.pl w realizacji ww. celów przetwarzania i w tym zakresie dostarczają nam określone usługi, w ramach których dochodzi do przetwarzania Państwa danych osobowych. W szczególności do kategorii tych podmiotów należą dostawcy usług IT (utrzymujący i dostarczający nam systemy, w których są przetwarzane Państwa dane osobowe), umożliwiające nam prowadzenie działalności gospodarczej, świadczące usługi i dostarczające narzędzia z zakresu obsługi klienta, dostawcy usług rachunkowo-księgowych, pocztowych, usług z zakresu doradztwa prawnego (kancelarie prawne).
Państwa dane mogą być przekazane także innym podmiotom, które będą przetwarzały dane jako niezależni od nas administratorzy. Z reguły, takie udostępnienie jest uwarunkowane zgodą na przetwarzanie danych osobowych lub zgodą na udział w aktywności, np. szkoleniu realizowanym we współpracy z podmiotem trzecim, np. producentem wyrobu medycznego. Dane mogą być także udostępniane, na mocy przepisów prawa np. w sytuacji incydentu medycznego.
W przypadkach określonych w obowiązujących przepisach prawnych Państwa dane osobowe mogą być udostępnione organom państwowym do prowadzonych przez te organy postępowań, a także innym podmiotom prawnym, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawnych, np. producentom w przypadku powzięcia informacji o incydentach medycznych.
Skąd mamy dane, które przetwarzamy
W zdecydowanej większości gromadzone przez nas dane osobowe to dane pochodzące bezpośrednio od Państwa, które zostały podane we wskazanych wyżej celach, w szczególności w zakresie wynikającym z formularzy, o których wypełnienie poprosiliśmy. Może się zdarzyć, że będziemy przetwarzać Państwa dane udostępnione nam przez podmioty trzecie.
Przekazywanie danych poza EOG
Z uwagi na to, że Administrator korzysta z narzędzi marketingowych dostarczanych przez Google, dane osobowe mogą być przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego, m.in. do USA.
Administrator zapewnia, iż przekazywanie danych do podmiotów działających na terenie USA odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w oparciu o stosowną umowę pomiędzy Administratorem a takim podmiotem zawierającą standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską.
Czy trzeba podawać dane?
Podanie danych jest dobrowolne, lecz może być niezbędne do zawarcia umowy lub wykonania obowiązków, które są określone przepisami prawnymi. Konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości zawarcia umowy, brak możliwości zrealizowania zlecenia na wyrób medycznych lub podjęcia działań, do których realizacji potrzebne są nam Państwa dane. Jeśli np. nie zostaną podane dane wymagane do założenia konta w sklepie internetowym, to konto nie będzie mogło zostać założone.
Jakie prawa mają osoby, których dane przetwarzamy?
W zależności od podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych i przesłanek, o jakich mowa w art. 7 oraz 15 – 21 RODO każdej osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do:
dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
sprostowania danych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych;
usunięcia danych osobowych;
ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
przeniesienia danych osobowych do innego administratora;
złożenia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
wycofania w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych osobowych.
W celu realizacji któregokolwiek z ww. praw prosimy o kierowanie stosownego żądania do Infusion.pl A. Banaszkiewicz sp.k. W razie wątpliwości związanych ze złożeniem żądania prosimy kontaktować się z nami drogą elektroniczną, na adres agata.banaszkiewicz@infusion.pl
Osobie, której dane osobowe są przetwarzane przysługuje także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, w przypadku, gdy uważa, że Infusion.pl A. Banaszkiewicz sp.k. przetwarza jej dane osobowe niezgodnie z obowiązującym prawem. W Polsce, organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.